ABC Praca
szyscy znamy powiedzenie ?Czas to pieniądz?. Próbujemy go oszczędzać i złościmy się, gdy go trwonimy. Pojęcie czasu wyrasta z kulturowych mitów, wierzeń, wartości, przesądów i lęków. Dlatego dla różnych nacji, ras czy kontynentów czas oznacza zupełnie coś innego. Są miejsca, gdzie nie ma czasu wcale, i takie, gdzie się go wytwarza.
Nasze sukcesy osobiste i zawodowe w dużej mierze zależą od tego, jak organizujemy sobie czas. Dla dobrego funkcjonowania, ważne jest nie tyle sprawne zarządzanie czasem, ile zarządzanie sobą w czasie. Zamiast skupiać się na właściwym robieniu rzeczy należy się skoncentrować na robieniu właściwych rzeczy.
W jaki sposób możemy wykorzystać czas?
Istnieje taki termin jak ?alokacja czasu?. Oznacza on planowanie naszego czasu w najbliższej przyszłości, w taki sposób, aby dało to efekty w odległej przyszłości. Obszarami, w których możemy alokować czas to:
1. Zadania
W tym obszarze mieszczą sie wszystkie czynności, które traktujemy zadaniowo, czyli obowiązki w domu i w pracy oraz aktywności, których podjęliśmy sie w celu rozwoju
osobistego, lecz traktujemy je jako obowiązek, a nie przyjemność. Działania z tej kategorii
charakteryzują sie ogólnie tym, że maja one cel, termin wykonania, a gdy je podejmujemy,
mamy poczucie konieczności ich wykonania.
2. Więzi z innymi
Tutaj mieszczą się spotkania z przyjaciółmi, znajomymi, rodzina i innymi ludźmi. Muszą to być spotkania pozornie ?bezcelowe?, dla przyjemności. Spotkania w celu ?załatwienia? jakiejś sprawy i ewentualnie przy tej okazji porozmawiać, to jest to spotkanie biznesowe i jako takie nie spełnia definicji tej kategorii.
3. ?Ja?
Tutaj mieszczą się działania, które podejmujemy na rzecz własnej osoby, sprawiające nam przyjemność. Może to być czas przeznaczony na nasze hobby czy pasje albo
na rozwój duchowy, fizyczny, intelektualny lub psychiczny. Jeśli potraktujemy te czynności w sposób zadaniowy to będą one spełniać definicje kategorii ?Zadania?, np. jeśli ćwiczymy fizyczne, aby schudnąć, a nie po to, aby lepiej sie czuć, to będzie to czas spędzony na kolejnym zadaniu, a nie na aktywności poświęconej sobie.
4. Bezkierunkowa alokacja
Tu znajdują sie wszelkie aktywności, które pozornie pozwalają odreagować codzienny stres np. nałogowe oglądanie telewizji, surfowanie po internecie dla rozrywki, gra w gry komputerowe itp. Te aktywności dają jedynie wrażenie relaksu, ale w rzeczywistości nim nie są bo wykonując je, nie jesteśmy w stanie skupić sie na bieżącej chwili, tylko wciąż myślimy o tym, co będzie za moment. Powoduje to poczucie szybko upływającego czasu połączone z wrażeniem niewłaściwego jego wykorzystania. Dlatego mówimy o takich czynnościach ?pożeracze czasu?. Prawdziwy relaks znajduje sie w czynnościach przyporządkowanych własnemu ?Ja?. Przykładowe ?pożeracze czasu? to: nieuporządkowane papiery na biurku, zbyt częste i zbyt długie rozmowy telefoniczne, przedłużające sie przerwy na relaks w postaci czytania gazety, czy przerwy na kawę czy rozmowy ze współpracownikami na prywatne tematy.
Zazwyczaj im więcej czasu w ciągu dnia przeznaczamy na zadania, tym częściej pozostałą jego część alokujemy bezkierunkowo. Dzieje się tak dlatego, że oba typy czynności powodują to samo uczucie ? potrzebę wykonania następnej czynności, następnego zadania. ?Pożeracze czasu? sprawiają, że nawet nie spostrzegamy, jak mija czas.
Gdy mamy wiele pracy i zadań do wykonania, powinniśmy pozostały czas przeznaczyć na pielęgnowanie więzi z innymi i na własne ?Ja?. Dzięki temu zrelaksujemy się i czas będzie nam subiektywnie wolniej płynął, bo te działania to ?zwalniacze czasu?.
Warto wspomnieć o jeszcze jednej rzeczy. Bardzo często czas, który ?zaoszczędziliśmy? na ?pożeraczach czasu?, spędzamy na wykonywaniu zadań. Na przykład zamiast surfować bez celu w internecie, siedząc w domu przy komputerze, zaczynamy kończyć zadania z pracy. Dobre zarządzanie sobą w czasie powinno wyeliminować ?pożeraczy czasu? na korzyść czasu poświęconego pielęgnacji więzi z innymi i na własne ?Ja?.
Stephen R. Covey, autor książki ?Najpierw rzeczy najważniejsze? porównuje zarządzanie czasem i zarządzanie sobą w czasie do zegarka i kompasu. Zegarek symbolizuje nasze zobowiązania, spotkania, rozkłady zajęć, czynności, którymi próbujemy zarządzać naszym czasem. Kompas to wartości i podstawowe zasady dotyczące całego życia, to on symbolicznie wyznacza nam kierunek, w którym idziemy. Frustracja i konflikt występują wtedy, gdy istnieje rozbieżność między zegarkiem i kompasem. Na czas nie mamy wpływu, mamy natomiast wpływ i możemy wybierać to, co będziemy robić w danym czasie.
Jak zarządzać sobą w czasie?
W ciągu dnia wykonujemy mnóstwo różnych czynności o różnym znaczeniu dla naszych celów kluczowych. Poniżej przestawiamy kilka technik, które mogą podnieść naszą skuteczność i efektywność i pomogą nam w zaplanowaniu czasu, porządkując go priorytetom.
Zasada Pareto
Vilfredo Federigo Damasio Pareto (1848?1923) był włoskim ekonomista i socjologiem. Zajmował się wykorzystaniem reguł matematycznych w ekonomii i rozwinął pojecie równowagi ekonomicznej. Zasada Pareto to inaczej reguła 80:20. Mówi ona, że 80% wyników pochodzi z 20% wysiłków. Nie wszystkie zadania, które wykonujemy są tak samo ważne dla osiągnięcia naszych celów. Stosując Zasadę Pareto możemy się skupić tylko na tych 20% zadań przynoszących nam największą korzyść.
Analiza ABC
Analiza ABC ma swoje podstawy w zasadzie Pareto. Jest najlepsza, kiedy chcemy zacząć od zadań, które przyniosą nam najwięcej efektów. W ten sposób najmniejszym nakładem czasu wykonamy najistotniejsze zadania. To zadania typu A. Stanowią one około 15% liczby wszystkich zadań. Kiedy jednak wykonamy te 15% zadań, to będziemy mieli osiągnięte aż 65% rezultatów. Zadania tego typu nie mogą być delegowane.
Litera B oznacza zadania średnio ważne. Odpowiadają one za 20% efektów, które osiągamy. Są dla nas znaczące, ale mogą być delegowane.
Ostatnie co do ważności są zadania typu C, są one najmniej ważne lecz zajmują aż 65% czasu, który poświęcamy na wszystkie nasze zajęcia. Dają nam niestety tylko 15% całości efektów. Te zadania powinniśmy wykonywać na samym końcu, można je również delegować.
Matryca Eisenhowera
Praktycznym narzędziem do uporządkowania naszego czasu jest Matryca Eisenhowera (zob. tabelę poniżej). Składa sie ona z czterech ćwiartek. Jest to popularne narzędzie zarządzania sobą w czasie, ułatwiają ustalanie tego, co jest naprawdę ważne i wymaga pełnego zaangażowania.
Na nasze decyzje dotyczące wykorzystania czasu, którym dysponujemy wpływają dwie zmienne: pilność i ważność. Wielu ludzi przypisuje rangę ważności do zbyt dużej liczby zadań. Właściwe wyznaczanie priorytetów polega na uświadomieniu sobie, co jest najwyżej w naszej hierarchii wartości, a nie tylko reagować na rzeczy pilne.
Ważność to kryterium, które ma związek z naszymi celami. Jeśli coś wpływa znacząco na osiągnięcie istotnych dla nas celów, to znaczy, że jest ważne.
Pilność to kryterium związane z czasem. Zwraca uwagę na termin wykonania zadania. Termin ten może być mniej lub bardziej oddalony w czasie, w związku z tym dzieli naszą aktywność na mniej lub bardziej pilne.
| Pilne | Niepilne | |
|---|---|---|
| Ważne | – konieczność, – sprawy kryzysowe, – sprawy naglące, – zadania z datą realizacji i przygo-towanie do nich |
– powiększanie zdolności, – przygotowanie, – zapobieganie, – sprecyzowanie wartości, – planowanie, – budowanie relacji z ludźmi, – prawdziwa rekreacja, – powierzanie odpowiedzialności |
| Nieważne | – złuda bycia ważnym i niezastąpionym, – niektóre telefony, – niektóre listy i raporty, – niektóre spotkania, – niektóre spotkania naglące, – wiele zwykłych zajęć |
– pożeracze czasu, – zbędne codzienne zajęcia, – niezobowiązująca korespondencja, – niektóre telefony, – puste przyjemności np. oglądanie TV jak leci, – plotkowanie |
Zadania pilne i ważne można krótko nazwać ?zarządzanie kryzysem?. Są to działania o ważnym znaczeniu strategicznym. Jednocześnie znajdują się w tej ćwiartce tabeli rzeczy, które są widoczne ze względu na ich pilność czyli tzw. sprawy ?nie cierpiące zwłoki?.
Paradoksalnie, im więcej czasu poświęcamy na czynności należące do tej ćwiartki, tym więcej tego czasu, który nam zostaje spędzamy w ćwiartce czwartej. Dzieje się tak dlatego, że aktywności obu ćwiartek sprawiają, że nie skupiamy się na teraźniejszości, tylko myślimy o tym, co stanie się za chwilę.
Zadania ważne, ale niepilne można krótko nazwać ?Zarządzanie samym sobą?. To ćwiartka, w której planujemy, zajmujemy sie własnym rozwojem, kreatywnie rozwiązujemy pojawiające sie problemy, czytamy, pogłębiamy wiedzę, poświęcamy czas na ćwiczenia fizyczne i regeneracje, a także spędzamy czas z innymi ludźmi. Tu znajdują sie również takie aktywności, jak budowanie własnej misji, rozwój i doskonalenie wartości osobistych, planowanie długoterminowe itp.
Poświęcanie czasu na czynności z tej ćwiartki pozwala nam utrzymywać stabilne i głębokie więzi z innymi oraz umożliwia utrzymanie równowagi w aspekcie duchowym, fizycznym, społecznym i intelektualnym. Zadania te nie mają etykietki ?pilne? i dlatego często zapominamy o ich wypełnianiu, choć są kluczowe dla naszego funkcjonowania.
Trzecia ćwiartka to zadania pilnie, ale nieważne. Można ją nazwać w skrócie ?Zarządzanie cudzymi priorytetami?. Czynności z tej ćwiartki nie wnoszą ważnych treści do naszych wartości ani najważniejszych celów. Często wykonując czynności z tej ćwiartki możemy odnieść wrażenie, że wykonujemy coś ważnego i pilnego, jednak na koniec okazuje się, że jest to istotne dla kogoś innego. O ile to możliwe powinniśmy się maksymalnie dzielić z innymi czynnościami z tej ćwiartki. W ten sposób zyskamy dodatkowy czas potrzebny na realizację istotnych zadań.
Zadania nieważne i niepilne to ?pożeracze czasu?. Warto zminimalizować czas poświęcony na zadania znajdujące się w tej ćwiartce. W ten sposób przestaniemy tracić czas na rzeczy nieistotne, a znajdziemy czas na rzeczy naprawdę ważne.
Istnieje jeszcze jeden wymiar, który jest ważny dla skutecznego zarządzania sobą w czasie. To wymiar aktywności. Jedynie druga ćwiartka pozwala nam na planowanie proaktywne, czyli takie, które wyprzedza bieg wydarzeń, powoduje podejmowanie inicjatywy i poszukiwanie nowych dziedzin, w których można rozpoczynać działania. W przeciwieństwie do planowania proaktywnego, planowanie reaktywne cechuje sie planowaniem działań na skutek nieprzewidzianych wydarzeń, koncentracja na spełnianiu cudzych próśb i poleceń oraz rozwiązywaniu problemów innych.
Praca wymaga zarówno planowania proaktywnego, jak i reaktywnego. Jednak skuteczne zarządzanie sobą w czasie opiera sie przede wszystkim na planowaniu proaktywnym oraz na konsekwentnym realizowaniu tego planu.
Większość typowych menedżerów zwykle ciężko pracuje, często kosztem życia prywatnego. Mimo to niemal połowa ich wysiłków nie przynosi konkretnych rezultatów. Mieliby realną szansę poprawy swojej sytuacji, gdyby zmienili strukturę wykorzystania swojego czasu. Zajmowanie się usprawnianiem starej struktury za pomocą organizacyjnych i technicznych gadżetów (takich jak np. organizery, palmptopy, terminarze, CRM-y, sekretarki, dyktafony itp.) nie tylko nie pomoże, ale pogłębi jeszcze kryzys. Do lepszej organizacji całego życia potrzebne jest ustalenie priorytetów czyli zarządzanie sobą w czasie zamiast zarządzania czasem.
Źródła:
S. Covey „Najpierw rzeczy najważniejsze. Naucz się określać priorytety i skutecznie zarządzać czasem” Dom Wydawniczy Rebis, Poznan 2005.
L. J.Seiwert „Zarządzanie czasem. Bądź panem własnego czasu” Wydawnictwo Placet, Warszawa 2005.
M. Król-Fijewska „Asertywność menedżera” Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa, 2000.
M. Farne „Stres? kiedy pomaga a kiedy szkodzi, jak zamienic go w sojusznika” Księgarnia Świętego Wojciecha, Poznań 2006.