Jak zarządzać sobą w czasie cz. 2

W poprzedniej części zajmowaliśmy się ustalaniem priorytetów naszego działania, teraz przejdziemy do zasad i reguł planowania.

Nasze planowanie będzie efektywne jedynie wtedy, gdy będziemy umieli dobrze określać cele.

Przede wszystkim cele powinny być tylko naszymi celami, a nie celami innych ludzi. Drugą ważną cechą dobrze wyznaczonego celu jest pozytywny sposób jego sformułowania. Warto zapisywać nasze cele, zanotowane będę bardziej motywowały. Przy wyznaczaniu celu pamietajmy także słowa Grahama Greene?a: ?Rozpacz to cena, która płacimy za postawienie sobie nieosiągalnego celu??.
Warto spojrzec na czas, jaki mamy do dyspozycji w ciagu całego życia, a więc bardziej perspektywicznie. Różne cele wymagają przygotowania różnych planów. Cele bieżące wymagają planów miesięcznego, tygodniowego i dziennego, cele krótkoterminowe ? planu kwartalnego, cele średnioterminowe ? planu rocznego, zaś cele długoterminowe wymagają stworzenia planu wieloletniego.

Reguła SMART

Popularnym narzędziem, które pomaga w wyznaczaniu swoich celów jest reguła SMART. Jej nazwa wzięła się z pierwszych liter angielskich słów opisujących dobrze sformułowany cel.
SMART to pięć kryteriów, które ma spełniać dobrze sformułowany cel:

• Specyficzny i konkretny (specific and clear) – Czego dokładnie chcemy? Kiedy dokładnie chcemy to uzyskac? Kiedy wyobrażamy sobie, że już to mamy, to co czujemy, słyszymy i widzimy?
• Mierzalny (measurable) ? Jakie wyznaczmy sobie kryterium, po którym poznamy, że cel został osiągnięty? W jaki sposób zmierzymy, czy cel został osiągnięty? Jak określimy, że jesteśmy na dobrej drodze do osiągnięcia celu?
• Osiągalny (achievable) ? Cel, jaki sobie stawiamy, musi być wykonalny. Potrzebujemy do jego zrealizowania czasu i innych zasobów. Gdzie możemy znaleźć zasoby? Jak możemy wpłynąć na innych, by pomogli go osiągnąć? Od czego zaczniemy realizacje celu?
• Odpowiedni dla mnie (relevant) ? Jaką mamy motywacje do osiągnięcia tego celu? Dlaczego chcemy go osiągnąć? Dlaczego jest to dla nas ważne? Czy jest spójny z naszymi wartościami? Jak zmieni sie nasze życie, kiedy już go zrealizujemy? Czy jest cos, co nas powstrzymuje przed jego osiągnięciem?
• Osadzony w czasie (time dimensioned) ? Kiedy zrealizujemy ostatecznie nasz cel? Kiedy mamy przestać go realizować? Jak często mamy wykonywać prace na rzecz jego realizacji? (konkretnie, np. 2 razy w miesiącu, a nie ?często?). Kiedy wykonamy pierwszy krok, aby zacząć ten cel realizować?

Zasady i reguły planowania
Posiadając już umiejętność wyznaczania celów możemy przejść do reguł i zasad planowania.

Reguła 60:40
Reguła 60:40 mówi, że nie należy planować całego czasu, jaki się ma do dyspozycji, a jedynie jego 60%. Pozostałe 40% naszego czasu przypada po równo na czynności nieoczekiwane
i spontaniczne. Czynności nieoczekiwane to nasza rezerwa czasu oraz czynności, które pojawiają się nagle. Czynności spontaniczne to czas na pracę twórcza.

Reguła Parkinsona
Inna ważną regułą jest reguła Parkinsona. Mówi ona, że dana czynność potrwa tyle, ile założymy, że potrwa.  Reguła ta jednak dotyczy tylko tych czynności, które sami wykonujemy i/lub mamy na nie wpływ. Zdarzają się bowiem sytuacje nieprzewidziane, które od nas nie zależą. Wtedy właśnie zdarza sie, że zaplanujemy, iż coś potrwa krócej, a trwa to niestety dłużej. Przydatna okazuje sie w tym wypadku reguła 60:40, która zakłada zostawienie sobie dodatkowego czasu na nieprzewidziane czynności.

Metoda ALPEN
Ta metoda jest bardzo praktyczna przy planowaniu krótszych odcinków. Składa się z pięciu etapów. Początkowe litery tych etapów w języku niemieckim dają właśnie nazwę ALPEN.

1. Zrób listę zadań ? Na liście powinny sie znaleźć zadania z planu tygodniowego lub miesięcznego, niezrealizowane czynności z poprzedniego dnia, czynności, które doszły dziś i są do załatwienia jutro oraz zadania rutynowe.
2. Oszacuj czas trwania czynności ? Zapisz szacunkowy czas trwania każdej czynności i zsumuj czas wszystkich czynności.
3. Pamiętaj o regule 60:40 i zaplanuj czas na rzeczy nieprzewidziane ? Zaplanuj tylko 60% swojego czasu, co oznacza, że pracując planowo 8 godzin dziennie, potrzebujesz zaplanować 5 godzin, aby plan był realny do spełnienia.
4. Wyznacz priorytety i deleguj zadania ? Aby wyznaczyć priorytety, możesz zastosować matryce Eisenhowera lub analizą ABC. Pamiętaj o delegowaniu zadań, które nie są dla Ciebie strategicznie ważne.
5. Kontroluj realizacje działań. Jeżeli czegoś nie wykonasz w danym dniu to przenieś zadanie na kolejny dzień.

Podstawowe zalety metody ALPEN to:

• pomoc w uporządkowaniu następnego dnia,
• nadanie jasnej struktury kolejnemu dniu,
• pozwala zorientować się we wszystkich zadaniach danego dnia,
• pomoc w osiąganiu celów zaplanowanych na każdy dzień,
• umożliwienie dobrego rozróżnienia zadań ważnych od nieważnych,
• pozwala zorientować się, co można delegować w danym dniu,
• pomoc w eliminowaniu zakłóceń w pracy,
• pomoc w  pracy nad samokontrolą,
• pozwala oszczędzać czas.

 

Szczegółowe reguły planowania
Poniżej opisujemy szczegółowe reguły, jakimi warto się kierować podczas planowania:

• Zapisywanie w rezultatach ? Warto zapisywac czynnosci tak, jakby zostały już zrealizowane, np. ?Umówić się na spotkanie z klientem? zamiast ?Zadzwonić do klienta w sprawie spotkania?. Taki zapis motywuje do działania.
• Lista zadań na kolejny dzień ? Warto zrobić sobie listę zajęć na dany dzień, aby orientować się, co mamy do zrobienia.
• Analiza liczby zadań i czasu ich trwania ? Listę zadań należy przeanalizować pod względem ważności, pilności i czasu trwania poszczególnych czynności.
• Konsekwencja ? Aby efektywnie zarządzać swoim czasem, warto być konsekwentnym w swoich działaniach. Należy regularnie sprawdzać postęp realizacji naszych zadań.
• Wyrównywanie straty czasu ? Jeśli dziś nie udało Ci się zrealizować jakiegoś zadania, zacznij od niego jutro. Przyjdź do pracy wcześniej albo wyjdź po czasie. Nie pracuj jednak jednego dnia nieproporcjonalnie dużo, raczej rozłóż pracę po równo.
• Realność ? Należy realnie wyznaczac cele. Nie warto planować zbyt wielu zadań na określoną jednostkę czasu bo to mało realne, że wszystkie je wykonamy. Niezrealizowanie części zadań ze zbyt długiej listy będzie skutkowało obniżeniem poczucia własnej wartości.
• Elastyczność ? Rozkłady czasu nie zostały stworzone dla samego rozkładania czasu, tylko po to, żeby służyły naszym celom.
• Terminy ? Wyznaczanie dat zakończenia zadań powoduje wzrost dyscypliny i unikniecie opóznien.
• Czas na planowanie ? Konieczne jest wyznaczanie czasu na planowanie i na twórcze myslenie.
• Sprawdzanie realizacji planów ? Sprawdzanie samego siebie bedzie powodowało wzrost motywacji do zrealizowania zadan (o ile, oczywiście na naszej liście nie widnieje tysiąc zadań?).

Organizacja codziennego dnia pracy
Przeszkodą w efektywnym planowaniu codziennych zajęć jest tzw. efekt piły. To zjawisko występuje, kiedy mamy często przerywaną prace z różnych przyczyn. Takie przerwy, nawet krótkie, powodują, że potrzebujemy czasu, aby wrócić do pełnego skupienia i kontynuowania pracy. Przez ciągłe przerwy jesteśmy w stanie stracić nawet 28% czasu!
Najważniejsze zadania opłaca sie wykonywać, zanim inni wokół nas będą w stanie najwyższej aktywności. Warto więc pracować antycyklicznie, tzn. w pierwszej kolejności realizować zadania najważniejsze (przed południem), w czasie największych zakłóceń planować zadania najmniej ważne oraz zaplanować rezerwę czasu na czas zakłóceń.
Najczęściej jesteśmy odrywani od pracy przez:

• telefony (także, gdy sami je wykonujemy, aby oderwać sie od pracy w celu chwilowego wypoczynku),
• nieprzewidziane wizyty gości, współpracowników lub przełożonych,
• ?komunikatywnych? współpracowników, którzy lubią porozmawiać o życiu prywatnym,
• nieprzewidziane awarie sprzętów,
• wezwania na spotkania z przełożonym,
• niespodziewane zebrania,
• nas samych (np. kiedy wchodzimy do internetu ?na chwilkę?, żeby coś sprawdzić, a spędzamy czas, surfując po różnych stronach lub gdy nie dbamy o higienę pracy i zbyt długo pracujemy bez przerwy).

 

Najczęściej popełniane błędy w planowaniu to:

1. Brak planu dnia.
2. Skupienie aktywności tylko na jednym obszarze życia.
3. Odwlekanie wykonania zadań
4. Brak umiejetności mówienia ?nie?.
5. Brak umiejetności delegowania zadań.
6. Nieprzestrzeganie czasu na sen i posiłki.

Źródła:
S. Covey „Najpierw rzeczy najważniejsze. Naucz się określać priorytety i skutecznie zarządzać czasem” Dom Wydawniczy Rebis, Poznan 2005.
L. J.Seiwert „Zarządzanie czasem. Bądź panem własnego czasu” Wydawnictwo Placet, Warszawa 2005.
M. Król-Fijewska „Asertywność menedżera” Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa, 2000.
M. Farne „Stres? kiedy pomaga a kiedy szkodzi, jak zamienic go w sojusznika” Księgarnia Świętego Wojciecha, Poznań 2006.